1. Formål 

Denne personvernerklæringen viser hvordan BedriftsAkademiet samler inn og behandler personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte.

BedriftsAkademiet har i denne personvernerklæringen listet opp informasjon om når og hvilken informasjon vi behandler om deg. Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Du er alltid velkommen til å ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort.

Daglig leder hos BedriftsAkademiet er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles av BedriftsAkademiet knyttet til ansatte, jobbsøkere, kunder, samarbeidspartnere og deltakere. 

Vi behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du besøker våre nettsider www.bedak.no
• Du har søkt jobb hos oss
• En jobbsøker har angitt deg som referanse
• Du har sendt oss en henvendelse
• Du har bedt om innsyn i dine personopplysninger
• Du er deltaker i et arbeidsmarkedstiltak
• Du er ansatt hos NAV, og samarbeider med oss om et arbeidsmarkedstiltak 
• Du er ansatt i en bedrift vi samarbeider med om arbeidsinkludering

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post vi har mottatt vil bli slettet når den ikke lenger er nødvendig for vår daglige oppgaveløsning. Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes (ukryptert) per e-post.

2. Personvern og ansatt

Retningslinjene i denne oversikten vedrører ikke ansatte hos BedriftsAkademiet, da disse mottar våre retningslinjer i andre kanaler, herunder personalhåndboken.

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og sende eller laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

3. Personvern og arbeidsrettede tiltak

NAV er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som gjelder deltakere i arbeidsrettede tiltak vi leverer på oppdrag for NAV. BedriftsAkademiet er databehandler og mottar personopplysninger fra NAV. I tillegg innhenter vi personopplysninger direkte fra deltaker.

BedriftsAkademiet har inngått databehandleravtale med NAV i forbindelse med at vi behandler personopplysninger, og er ansvarlig for at de krav som følger av databehandleravtalene med NAV er innarbeidet i våre systemer og rutiner. Vi har databehandleravtaler med våre underleverandører som følger de samme kravene.

Med tiltaksdeltakere menes personer som deltar på arbeidsmarkedstiltak. BedriftsAkademiet er tiltaksarrangør – en virksomhet som gjennomfører arbeidsmarkedstiltak i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. 

Vi behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• NAV har søkt deg inn i et arbeidsrettet tiltak hos oss, og vi har mottatt opplysninger om deg via bestilling fra NAV. 
• Du er veileder hos et NAV-kontor vi samarbeider med.
• Vi har samarbeidet med deg og din bedrift om arbeidsinkludering av tiltaksdeltakere.

BedriftsAkademiet behandler personopplysninger for å kunne gi deltakere nødvendig bistand for å styrke deltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Forskrift om arbeidsmarkedstiltak fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet.

Personvern i BedriftsAkademiet forvaltes på følgende måte:

• BedriftsAkademiet har tilgangsbegrensning til personopplysninger, slik at det kun gis tilgang til informasjon som er nødvendig.
• Vi har databehandleravtaler med underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av BedriftsAkademiet.
• Back-up av systemer som behandler personopplysninger.
• De ansatte hos BedriftsAkademiet har signert taushetserklæring, og får opplæring i behandling av personopplysninger.
• All infrastruktur og data er lokalisert innenfor EU/EØS og oppnår et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til EU-kommisjonens beslutning.

I forbindelse med gjennomføring av et arbeidsrettet tiltak henter BedriftsAkademiet inn personopplysninger fra NAV eller direkte fra deg som er deltaker. Det vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle hvilke personopplysninger som er nødvendige å behandle og er også avhengig av hvilken type arbeidsmarkedstiltak du deltar i.

De forskjellige opplysningstypene BedriftsAkademiet som tiltaksarrangør behandler er: 

• Navn, adresse, telefonnummer, fødsels-/personnummer, stemme, bilde, epostadresse, brukernavn: (1) 
• Opplysninger knyttet til arbeidserfaring og verv som normalt kommer frem av en CV, herunder arbeidsgiver og hvor lenge man har jobbet, sertifikater og kurs, utdanning, personlige egenskaper og interesser: (1)
• IP-adresse (1) 
• Språkkunnskaper (1) 
• Opplysninger om atferd som kan ha betydning for tiltaksgjennomføring og jobbmuligheter. Det kan for eksempel være tilfeller hvor det er nødvendig å informere tiltaksarrangør om at deltakeren har et sikkerhetstiltak hos NAV (3) 
• Sosiale eller personlige forhold som kan ha betydning for tiltaksgjennomføring og jobbmuligheter (eks. alenemor og kan derfor ikke jobbe kveldstid, eller økonomiske forhold som går ut over tiltaksgjennomføringen) (3)
• Opplysninger om straffedommer og lovovertredelser (3)

Type særlige kategorier av Personopplysninger (hvis relevant)

• Helseopplysninger: (2)
• Religion: (3)
• Opplysninger om straffedommer og lovovertredelser (3)

Personopplysninger om NAV-veileder:

• Navn, telefonnummer, NAV-kontor, e-postadresse (1) 

Kategorisering av personopplysninger

Personopplysninger er kategorisert i en tre-trinns inndeling. 

• Kategori 1: Opplysninger som alltid kan eller må behandles
• Kategori 2: Opplysninger som ofte kan være nødvendige eller relevante å behandle
• Kategori 3: Opplysninger som sjelden eller i helt spesielle tilfeller er nødvendige eller relevante å behandle.

Informasjonsskriv

Ved oppstart i tiltak hos BedriftsAkademiet mottar deltaker et informasjonsskriv med henvisning til BedriftsAkademiets personvernerklæring. Her finner deltaker en oversikt over hvilke personopplysninger som registreres, og rutiner for sletting av disse etter endt tiltaksgjennomføring.

Når du har sluttet som deltaker ved BedriftsAkademiet
Som tiltaksarrangør er vi pliktig til å slette alle personopplysninger 12 uker etter avslutning av et tiltak eller kurs. Det er kun anonyme opplysninger som oppbevares til statistiske formål.

Grunnlag for behandlingen
BedriftsAkademiets behandling av personopplysninger hovedsakelig hjemlet i lovpålagte forpliktelser, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e. De fleste oppgavene og forpliktelsene til BedriftsAkademiet er nedfelt lover med tilhørende forskrifter. 

All behandling av personopplysninger har grunnlag i lovpålagte oppgaver som BedriftsAkademiet skal oppfylle eller samtykke fra deg. Der behandlingen av personopplysninger ikke er hjemlet i en oppgave BedriftsAkademiet skal oppfylle, vil BedriftsAkademiet be om samtykke. Et avgitt samtykke kan når som helst trekkes tilbake ved å kontakte BedriftsAkademiet. 

BedriftsAkademiet videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk. 

6. BedriftsAkademiets rutiner for sikker behandling og oppbevaring 

BedriftsAkademiet sikrer at personopplysninger ikke er tilgjengelig for uvedkommende blant annet ved at: 

• All behandling er underlagt taushetsplikt 
• Kun autoriserte personer som har et tjenesterettslig grunnlag, har tilgang til dine personopplysninger

BedriftsAkademiets IT-leverandører har tilgang til personopplysninger når det er nødvendig for å levere avtalt tjeneste til BedriftsAkademiet og i samsvar med avtale. BedriftsAkademiet har inngått databehandleravtaler med sine IT-leverandører for å sikre at gjeldende personvernlovgivning overholdes. 

7. Dine rettigheter 

Personopplysningsloven gir den personen det behandles personopplysninger om en rekke rettigheter. Du kan utøve dine rettigheter ved å ta kontakt med oss per e-post eller brev. Se kontaktinformasjon nederst i dokumentet. Hvis BedriftsAkademiet behandler personopplysninger om deg, har du, med visse forbehold som følger av loven, følgende rettigheter: 

Innsyn i egne opplysninger
Du har rett til å vite hvilken informasjon BedriftsAkademiet har registrert om deg, hvordan den behandles og av hvem. Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. For deltakere i arbeidsrettet tiltak skal forespørsel behandles av NAV som er behandlingsansvarlig. 

Korrigering av personopplysninger
Du har rett til å be om at opplysninger om deg rettet dersom de ikke stemmer. Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv, “retten til å bli glemt”. 

Begrensning av behandling av personopplysninger
Du kan i noen tilfeller be om at behandlingen begrenses, f.eks. hvis du mener at personopplysninger er feil eller at behandlingen er ulovlig. 

Protestere mot en behandling av personopplysninger
Du kan i noen tilfeller protestere mot behandlingen, f.eks. pga. din særlige situasjon og det ikke foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen. Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dataportabilitet
Du har rett til å få utlevert personopplysningene du har gitt til oss i et maskinlesbart format og til å overlevere disse til en annen tjenesteleverandør.

Klagerett
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger. Vi ønsker at du gir beskjed dersom du mener at vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven.

Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener måten vi behandler personopplysninger på er i strid med personvernreglene. Vi oppfordrer deg likevel til å rette en henvendelse til oss først.

Endringer i denne personvernerklæringen
Vi kan, uten forvarsel, endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Den siste versjonen vil gjøres tilgjengelig på våre nettsider. Ved vesentlige endringer vil vi også informere deg i andre kanaler.

Datatilsynet
For å få mer informasjon om dine rettigheter, se www.datatilsynet.no

10. Informasjonskapsler

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din maskin når du laster ned en nettside. Disse brukes for at nettsiden skal fungere best mulig.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre du som bruker både har blitt informert om, og har gitt samtykke til, behandlingen. Som bruker skal du få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene. Dersom BedriftsAkademiet benytter informasjonskapsler på sin nettside, vil du få et valg om å akseptere informasjonskapsler når du åpner nettsiden.

11. Kontakt oss

Spørsmål, begjæring om innsyn eller utøvelse rettighetene nevnt over må sendes skriftlig til personvern@bedak.no eller til BedriftsAkademiet AS, Postboks 50, 1324 Lysaker. Merk henvendelsen med “personvern”. 

Oslo, 25. april 2023